21 grudnia 2016 Udostępnij

Jak oszczędzać papier ksero?

Oszczędności to jeden z najważniejszych argumentów, które przewijają się przy okazji dyskusji o sprawnym zarządzaniu drukiem w firmie. Chcemy mieć więcej za mniej, a gdy rzeczywiście nam się to udaje, oprócz radości widzimy więcej pieniędzy w naszej kieszeni. Tak, włóż teraz rękę do kieszeni…czujesz, ile pieniędzy tam zostało? Dużo zaoszczędziłeś? Jeśli nie, to oznacza, że być może robisz coś nie tak. Sprawdź, gdzie możesz poszukać oszczędności.

Mówi się, że materiały eksploatacyjne są dosyć drogie. Owszem, ich ceny nie należą do najniższych, ale czy mamy świadomość, jak duże koszty generuje papier ksero? Dla wielu osób podejmowanie tematu o tym, ile kosztuje papier, brzmi absurdalnie, a to właśnie na nim możemy zaoszczędzić i to sporo. Oczywiście, współcześnie nie jest możliwe prowadzenie firmy czy nawet nauka bez drukowania. Z drugiej jednak strony powinniśmy mieć świadomość, że często drukujemy zupełnie bez sensu. Szacuje się, że rokrocznie w polskich przedsiębiorstwach jest marnowane niemal 5,5 miliarda arkuszy papieru. Takie wnioski można wyciągnąć na podstawie analizy raportu KPMG „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce”. Gdybyśmy nie postępowali tak nie przemyślanie, rocznie moglibyśmy uratować niemal pół miliona drzew.

Zastanówmy się więc, co możemy zrobić, by nie ponosić dodatkowych kosztów – zarówno tych związanych z kupnem papieru ksero, jak i tych ponoszonych przez przyrodę - i drukować tyle, ile trzeba. Wbrew pozorom to nie jest wcale tak trudne, jak mogłoby się wydawać.

Drukuj dwustronnie

To podstawowa zasada, którą warto się kierować. Niesie ona same pozytywy z punktu widzenia stanu naszego portfela. Gdy drukujemy dwustronnie, dwukrotnie oszczędzamy papier ksero. Co dodatkowo powoduje, że nasz plik dokumentów jest dwa razy cieńszy.

Tym samym oszczędzając na papierze, oszczędzamy również miejsce, które ma zająć nasz druk. W naszej teczce zmieści się więc dwa razy więcej dokumentów. Tak oto w naszej pracy będziemy potrzebować również dwa razy mniej teczek czy innych pojemników na przechowywanie papieru ksero niż do tej pory. Dzięki temu rozwiązaniu Port Lotniczy Monachium zmniejszył liczbę wydrukowanych arkuszy o 3 miliony – z 12 milionów do 9 milionów. Co ważne, instytucja dodatkowo zaoszczędziła, wykorzystując do druku papier ksero pozyskany z recyklingu.

Wniosek jest prosty: drukując dwustronnie oszczędzamy nie tylko papier ksero, ale również miejsce w teczce i tym samym oszczędzamy na pojemnikach, w których będziemy mogli tym sposobem przechowywać dwa razy więcej materiałów.

papier do druku

Nie drukuj niepotrzebnie

Marnowanie papieru to powszechny problem, z którym boryka się wiele firm. Papier ksero jest wykorzystywany w nieodpowiedzialny sposób, na przykład do druku niepotrzebnych maili czy innych treści, które po przeczytaniu lądują natychmiast w koszu. Zanim więc klikniemy opcję „drukuj” zastanówmy się, czy na pewno będziemy potrzebowali tej konkretnej kartki. Być może wystarczy, gdy przeczytamy treść z ekranu naszego komputera.

Zapisując plik w pdfie mamy możliwość nanoszenia na niego notatek, tym samym możemy sporządzać notatki na naszym dokumencie bez konieczności jego drukowania. Ponadto jest wiele dokumentów, które chcemy zarchiwizować, a nie wymagają one wydrukowania. Takie pliki możemy zarchiwizować elektronicznie. To wiele ułatwia, a my oszczędzamy papier.

Wykorzystaj niewypełnione kartki

Jesteśmy świadomi, że drukowanie nieoficjalnych dokumentów generuje koszty, ale częstokroć jest konieczne. Powodów może być wiele, na przykład nasza wygoda. Są ludzie, którym znacznie łatwiej sporządzać notatki, gdy mają wydrukowane treści i mogą na nich zakreślać i podkreślać słowa, rysować obrazki oraz na różne inne sposoby ozdabiać i wytłuszczać najważniejszą treść dokumentu. Jeśli dużo łatwiej pracuje im się w taki sposób, oczywiście, uszanujmy to. Gdy sami wolimy tak działać to działajmy. Nie popadajmy w skrajności, ale jednocześnie pamiętajmy o tym, by oszczędzać papier ksero. Dlatego w takich sytuacjach wykorzystajmy zadrukowane z jednej strony niepotrzebne dokumenty. Wydrukujmy na ich odwrocie potrzebną nam treść i cieszmy się z możliwości notowania w taki sposób.

Zainstaluj oprogramowanie do zarządzania drukiem

Ile dokładnie arkuszy papieru codziennie marnujemy? Nie dowiemy się tego dopóki ktoś albo coś tego nie przeliczy. Wynajęcie osoby do przeliczania zmarnowanych stron byłoby nieopłacalne, a dla takiego pracownika stałoby się po pewnym czasie uciążliwe i męczące. Dlatego informatycy poszli o krok dalej i stworzyli oprogramowanie, które umożliwia nam oszczędzanie papieru. Program podpowie nam dokładnie, ile stron papieru będziemy potrzebować.

W taki sposób zadrukujemy tyle papieru, ile to konieczne, a nie tyle, ile chcemy. Program pełni funkcję kontrolera, który wskaże nam po pierwsze, ile marnowaliśmy papieru, a po drugie, na czym i ile możemy zaoszczędzić.

Ten system jest skuteczny - jeśli chodzi o oszczędzanie - z jeszcze jednego powodu. Umożliwia on każdemu pracownikowi, nie tylko osobie, która uruchomiła system, kontrolę liczby wydrukowanych arkuszy. To sprawia, że pracownicy stają się bardziej odpowiedzialni za swoją pracę i nie drukują niepotrzebnie.

oprogramowanie do drukarki

Dbaj o układ strony do wydruku

To ważne, szczególnie w przypadku, gdy drukujemy slajdy z prezentacji czy tekst, który jest odwrócony czy powiększony. Slajdy możemy pomniejszyć i na przykład po dwie albo cztery sztuki umieścić na jednej stronie. Tekst także możemy odwrócić i drukować dwie strony tekstu na jednej stronie arkusza. W ten sposób możemy zaoszczędzić na papierze.

To, jak wydrukujemy treść, oczywiście zależy od naszych indywidualnych preferencji, ale podana powyżej metoda z pewnością pozwoli zaoszczędzić nam choć niewielką liczbę arkuszy. Ponadto, gdy chcemy wydrukować fragment jakiegoś pliku, zwróćmy uwagę, czy na pewno mamy zaznaczone konkretne strony do wydrukowania, czy też wydrukujemy cały plik. Jak można jeszcze zaoszczędzić papier ksero? Przede wszystkim zwracając uwagę na to, czy poszczególne strony tekstu są w całości wypełnione treścią, czy też nie. W tym drugim przypadku możemy pozbyć się spacji i tak, aby pozbyć się białych pustych miejsc na kartce, wydrukować tekst.

Kupuj papier z recyklingu

Oszczędzanie papieru to nie tylko zmniejszenie liczby wydruków. To także odpowiedzialne dobieranie papieru. Współcześnie uznaje się, że ekologiczne rozwiązania to dobre wyjście. Dlatego papier ksero pozyskany z recyklingu to kolejny sposób na oszczędności. My działamy ekologicznie, a z drugiej strony oszczędzamy, ponieważ taki papier ksero kosztuje znacznie mniej niż ten, którego nie pozyskano z recyklingu. Przyjazne środowisku rozwiązania są również korzystne dla naszego portfela. Dzieje się tak dlatego, że koszty wytworzenia papieru z makulatury są dużo niższe niż ma to miejsce w przypadku nowego papieru.

My również możemy przyczynić się do tego, by papier recyklingowy był w powszechnym użytku. Wystarczy, że będziemy zbierać niepotrzebny papier i gazety w firmie, a potem oddawać je na makulaturę. Pamiętajmy, że z tony makulatury możemy pozyskać aż 900 kilogramów papieru. To oznacza, że większość papieru można wykorzystać ponownie. Ponadto, biorąc pod uwagę fakt, że każdy arkusz papieru możemy odzyskać 6-7 razy zanim ulegnie rozkładowi, mamy do dyspozycji wiele materiału odnawialnego, z którego jesteśmy w stanie stworzyć papier ksero zdatny do użytku.

 

Redakcja wyposaz-biuro.pl