Zapanowanie nad stertą przeróżnych dokumentów wcale nie jest łatwym zadaniem. Tym bardziej, jeśli brakuje systematyczności w segregowaniu czy archiwizowaniu ich. Im dłużej z tym zwlekasz, tym więcej czasu będziesz musiał na to zmarnować. Warto więc od początku dbać o ład – porządek w papierach to porządek w głowie.

Zszywacze i zszywki pomogą

Warto odpowiednio grupować dokumenty, aby łatwiej było się w nich odnaleźć. Na pomoc przychodzą Ci zszywacz oraz zszywki, dzięki którym zapanowanie nad bałaganem będzie znacznie łatwiejsze. Użyj ich, aby połączyć w jeden plik korespondencje wewnętrzną, umowy dla Twoich pracowników lub ważne dokumenty wydrukowane na kilku stronach – dzięki temu nic Ci nie zginie. Niektóre zszywacze mogą spiąć kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt arkuszy, dzięki czemu nie będziesz musiał tworzyć dwóch osobnych plików, łącząc podobne dokumenty. W Twoim biurze ten artykuł biurowy powinien zajmować miejsce honorowe. Znacznie ułatwia on segregację, ale również archiwizację starych dokumentów, które możesz zszyć i schować do przeznaczonej na nie szafy. Wybierz zszywacz odpowiedni dla siebie – ręczny lub elektryczny – i zadbaj o swoje dokumenty tak, jak należy.

Ważne są również segregatory

W Twoim biurze niezastąpiony może okazać się także dziurkacz. Użyj go, aby móc umieścić archiwalne dokumenty w segregatorach. Jeśli jednak nie chcesz dziurawić arkuszy papieru, możesz wykorzystać przezroczyste, foliowe koszulki, które kupisz w każdym sklepie z artykułami biurowymi. Segregatory są bardzo dobrym rozwiązaniem dla ludzi marzących o porządku w swoim biurze. Niektóre z nich zostały stworzone specjalnie dla dużej ilości arkuszy papieru, na których wydrukowane są umowy czy korespondencje – mieszczą one znacznie więcej kartek, niż segregatory dla uczniów czy studentów. Dodatkowo mają różne rozmiary, dzięki czemu możesz wybrać ten, który odpowie na Twoje potrzeby. Kupisz je w każdym sklepie papierniczym, z artykułami biurowymi, a nawet w większych supermarketach. Dobrze jest posegregować w nich dokumenty, nakleić na segregatory etykiety samoprzylepne z informacją jakie treści znajdują się w środku i poukładać je w szafce. W każdej chwili będziesz mógł zajrzeć do swoich zadrukowanych, uporządkowanych arkuszy.

A półki na dokumenty?

Jeśli posiadasz w swoim biurze zadrukowane arkusze papieru, które są niezbędne do codziennej pracy, warto zainwestować w półki na dokumenty. Są to różnokolorowe szufladki, mające swoje miejsce na biurku, do których możesz włożyć swoje umowy czy korespondencje. Zajmują one mniej więcej tyle miejsca co arkusz papieru. Są bardzo przydatne, ponieważ siedząc przy biurku będziesz miał do nich dostęp. Jeśli więc na co dzień musisz korzystać z któregoś z dokumentów, koniecznie kup co najmniej jedną taką półkę. Jeśli nabędziesz ich więcej, segregacja arkuszy stanie się łatwiejsza. Istnieje możliwość bezpiecznego ułożenia jednej na drugiej, dzięki czemu na biurku zostanie Ci jeszcze trochę miejsca na inne istotne przedmioty.