7 lipca 2020 Udostępnij

Czy COVID-19 zmienić wygląd biura, takiego jakie znamy?

Praca w domu może być o wiele bardziej stała niż większość z nich zdaje sobie sprawę.

Rządy na całym świecie podjęły działania mające na celu spowolnienie rozprzestrzeniania się nowej epidemii koronaawirusa, wprowadzając obowiązek kwarantanny, która wymaga od ludzi pracy w domu, jeśli mogą. Oznaczało to, że przedsiębiorstwa - bez względu na to, czy były gotowe, czy nie - zostały zmuszone do dostosowania się do tych zmian poprzez umożliwienie pracy zdalnej.

Częścią tej zmiany były organizacje, zarówno duże, jak i małe, wyposażające pracowników we wszystkie niezbędne narzędzia, aby mogli kontynuować pracę w czasie tej pandemii. Począwszy od przejścia do chmury w celu umożliwienia łatwego udostępniania plików, poprzez wprowadzenie aplikacji komunikacyjnych działających w czasie rzeczywistym w celu utrzymania łączności, aż po tworzenie wirtualnych sieci prywatnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa.

Choć przejście na pracę zdalną odbyło się szybko, to może się udać na tyle dobrze, że niektórzy mogą rozważyć uczynienie jej bardziej stałym sposobem pracy.

Wyniki niedawnego sondażu przeprowadzonego przez firmę Gartner wykazały, że 74% dyrektorów finansowych spodziewa się, że przeniesie wielu wcześniej zatrudnionych na miejscu pracowników do pracy zdalnej na stałe po COP-19, w celu obniżenia kosztów nieruchomości komercyjnych.

Dyrektor ds. przejrzystości TransparentBusiness Moe Vela wyjaśnił, że w miarę jak coraz więcej firm będzie zdawało sobie sprawę z korzyści płynących z zdalnej pracy, sposób pracy stanie się mniej tradycyjny.  

"Myślę, że zmniejszy się popyt na powierzchnię biurową", powiedział ZDNet.

"To powinna być dobra wiadomość dla firmy, bo będzie ich to mniej kosztować. Powierzchnie biurowe w takich miejscach jak Nowy Jork, Los Angles, Chicago, Sydney, Melbourne, Paryż i Londyn są niezwykle drogie, więc to powinna być muzyka dla uszu firmy.

"Jeśli zrobimy to teraz prawidłowo, przekwalifikujemy się na każdy sposób i sprawimy, że to zadziała, wtedy firmy będą miały te korzyści, gdy zmniejszymy zapotrzebowanie na powierzchnię biurową".

Dyrektor zarządzający Citrix Australia i Nowa Zelandia, Keith Buckley, zgodził się, mówiąc, że spodziewa się, iż obecna zmiana w kierunku pracy zdalnej "wzmocni apetyt pracowników na tego typu ustalenia, które mają być ustanowione jako norma" w przyszłości.

"Przed globalną pandemią, widzieliśmy firmy eksperymentujące z elastycznymi i zwinnymi ustaleniami dotyczącymi pracy. Widzieliśmy również małą zmianę w projektowaniu przestrzeni biurowych przed pandemią. Firmy zaczęły odchodzić od tradycyjnego, byczego układu biur i skupiały się na tworzeniu przestrzeni, które są zorientowane na ludzi, oparte na współpracy i angażujące", powiedział.

"Nie mam wątpliwości, że wiele firm skorzysta z okazji, aby ponownie przemyśleć sposób organizacji pracy i zapewnić pracownikom większą niż kiedykolwiek wcześniej elastyczność, zwłaszcza biorąc pod uwagę udowodnione korzyści dla wydajności i zaangażowania".

Alex Scandurra, dyrektor generalny ds. przestrzeni roboczej i centrum innowacji Stone & Chalk, powtórzył podobne uwagi.

"Chociaż trudno jest dokładnie przewidzieć, jak będzie wyglądać miejsce pracy po COP-19, przewidujemy, że praca zdalna i współpraca cyfrowa będą odgrywać stałą rolę w naszej branży i poza nią", powiedział.

"W tym tygodniu widziałem dzieciaki, które spotykały się wirtualnie, budowlańcy, którzy używali czasu antenowego, aby wyjaśnić instrukcje, oraz dyrektorzy firm, którzy organizowali cyfrowe spotkania zarządu.

"Wierzymy, że w przyszłości największe sukcesy odniosą firmy, które zwiększą przepuszczalność pomiędzy swoimi wewnętrznymi maszynami a zewnętrznymi talentami w postaci szybko rozwijających się i wysoce innowacyjnych firm rozwijających nowe technologie".

W międzyczasie, aby pomóc zmniejszyć obciążenia finansowe dla obecnych najemców, firma zaproponowała zwolnienie z trzymiesięcznej składki członkowskiej.

"Wspieramy naszych mieszkańców i absolwentów w dostępie do klientów, kapitału, wiedzy, talentów i międzynarodowych sieci na odległość. Stone & Chalk rozpoczął już wirtualne wydarzenia i studia umiejętności dla mieszkańców i wkrótce będzie je udostępniać każdemu przedsięwzięciu w Australii, które potrzebuje wsparcia w zakresie zarządzania przepływami pieniężnymi, kontroli kosztów, zarządzania ludźmi, pomocy rządowej i wielu innych obszarów", powiedział Scandurra.

"Mobilizujemy naszą sieć oddziaływania, składającą się z inwestorów, mentorów, ekspertów korporacyjnych i merytorycznych, aby zapewnić naszym członkom stałe wsparcie". 

W przypadku Fishburners, grupa zanotowała znaczący tymczasowy spadek członkostwa, ponieważ mieszkańcy spełniają wymagania COVID-19 dotyczące samoizolacji i samostanowienia, jak twierdzi CEO Nicole O'Brien.

"Szacujemy, że niestety około 30% naszych obecnych członków rozpoczynających działalność nie będzie w stanie utrzymać swojej działalności w tym okresie, zwłaszcza tych, którzy pracowali w sektorze podróży i edukacji", powiedziała.

"Jednakże w niespokojnych i niepokojących czasach nasza społeczność trzyma się razem i korzysta z infrastruktury online, którą od dawna stworzyliśmy w Fishburners".

O'Brien pozostał jednak optymistą, że gdy pandemia minie, więcej firm będzie miało większe szanse na elastyczną organizację pracy, co będzie wiązało się z odejściem od tradycyjnych przestrzeni biurowych na rzecz większej ilości przestrzeni do wspólnej pracy z udogodnieniami, które w innym przypadku byłyby niedostępne, takimi jak pomieszczenia do spotkań grupowych lub dla klientów, sale szkoleniowe i obiekty konferencyjne.

"Kiedy środki izolacyjne zostaną zredukowane, a jednocześnie elastyczna praca będzie silniejsza niż kiedykolwiek, spodziewamy się silnego pragnienia, aby startupy i przedsiębiorcy mieli dostęp do dostosowanych do ich potrzeb obiektów biurowych oraz wsparcia społeczności, współpracy i dzielenia się wiedzą zapewnianą przez usługi takie jak Fishburners", powiedziała.

Korzyści płynące z pracy zdalnej to coś, co firmy takie jak Commonwealth Bank of Australia (CBA), który zatrudnia prawie 50 000 osób, odkryły na początku.

"Commonwealth Bank od lat oferuje swoim pracownikom pracę w domu, a jego biura są od dawna zaprojektowane tak, aby wspierać elastyczną pracę, w tym pracę w trybie "hot-desking"", powiedział rzecznik CBA.

"To dało nam możliwość wsparcia większej liczby pracowników pracujących w domu w tych niezwykłych okolicznościach. Commonwealth Bank będzie nadal wspierał zdalną i elastyczną organizację pracy dla swoich pracowników, a także środowiska pracy oparte na współpracy w celu zwiększenia wydajności i promowania kultury innowacyjności".

Ale jeszcze nie tak dawno temu przedsiębiorstwa obawiały się pracy na odległość. Vela wyjaśniła, jak te firmy podzielały wzajemny strach przed pracą zdalną: że może to obniżyć poziom wydajności pracowników.

"Ich najważniejszą troską było to, że jeśli nie widzę swoich pracowników, jeśli nie wiem, co robią, to moja wydajność spadnie i ucierpią na tym operacje". Ostatecznie obawiali się, że doprowadzi to do upadku ich firmy", powiedział.

"Tak więc, aby to przezwyciężyć... musimy sprawić, aby to zadziałało i jednym ze sposobów na rozwiązanie problemu zarządzania jest technologia... więc jeśli zrobimy to dobrze i skorzystamy z rozwiązań, które są już na rynku, wtedy faktycznie możemy nie tylko utrzymać wydajność, ale i zwiększyć ją".

Według Veli, praca zdalna miała w rzeczywistości zupełnie odwrotny skutek - a przy tak wielu organizacjach pracujących zdalnie w obecnym środowisku, korzyści staną się bardziej widoczne.    

"Nawet jeśli jest to obowiązkowe, to dobrze, że mogą z niego pochodzić pracownicy będą bardziej zadowoleni, ponieważ ich równowaga między pracą a życiem prywatnym jest lepsza. Nie musisz siedzieć w dwugodzinnym ruchu każdego dnia, nie musisz też wsiadać do pociągu czy autobusu. Dostajesz tę jedną lub dwie godziny z powrotem w swoim życiu", powiedziała Vela.

"Jest też więcej czasu z twoją rodziną. Możesz przygotować lunch we własnej kuchni... więc jest wiele korzyści, a ostatecznie to tworzy bardziej zadowolonego pracownika, a więc bardziej produktywnego."

 

Redakcja wyposaz-biuro.pl