Założyłeś/założyłaś firmę i teraz zastanawiasz się nad wynajęciem odpowiedniego pomieszczenia na biuro? Miejsce, w którym ono powstanie pełni niezwykle istotną rolę – od tego może bowiem zależeć, czy ktoś do nas trafi, czy nie; czy będziemy mieć wielu klientów, współpracowników, wygodę dojazdu i tak dalej. Tak samo ważne jest odpowiednie wyposażenie biura – które zapewnia wygodę wykonywania swoich obowiązków. Jak należy wszystko zorganizować, żeby później nie żałować?

Lokal – kupić czy wynająć?

Najważniejsza rzecz to zastanowienie się, czy wolimy wynająć czy może zakupić lokal pod biuro. Z pewnością zakup będzie decyzją o wiele poważniejszą i dalekosiężną – i należy go o wiele dokładniej przemyśleć. Coraz więcej osób woli jednak wynajmować pomieszczenie, bowiem wówczas zobowiązanie jest mniejsze – i w dodatku tańsze.

Lokalizacja pełni istotną rolę – to w dużej mierze od niej uzależnione jest to, czy ktoś do nas trafi, czy nie. Wiadomo, że im bliżej centrum i im większe jest dane pomieszczenie pod biuro, tym więcej trzeba będzie za dany lokal zapłacić. Oczywiście, cena wynajmu może być wysoka, ale cena zakupu byłaby też kolosalna. Niektórzy traktują to jak inwestycję w przyszłość, ale z pewnością w przypadku młodych, świeżych firm jest to bardzo ryzykowne.

Jak urządzić biuro?

Kiedy już podejmiemy decyzję co do wyboru lokalu pod biuro, trzeba będzie jeszcze jakoś go zagospodarować. Najistotniejsze jest dobre rozplanowanie i pełni istotną rolę zarówno w małych, jak i dużych przestrzeniach – małe trzeba tak zagospodarować, żeby wszystko się w nich zmieściło, a duże tak, żeby przestrzeń została optymalnie wykorzystana. W przypadku dużych lokali – jeśli jest potrzeba posiadania takiego – trzeba wyznaczyć przestrzeń dla szefa, pracowników, na łazienkę, ale również na pomieszczenie socjalne. Jeśli biuro ma przyjmować klientów, należy również wydzielić przestrzeń na poczekalnię dla nich.

Kiedy już wydzielimy dla każdego miejsce (nawet jedno duże pomieszczenie można umiejętnie podzielić na mniejsze strefy), musimy zastanowić się nad właściwym wyposażeniem. Oczywiście, zaczynamy od kwestii najistotniejszych, czyli od mebli biurowych. Te główne to oczywiście biurka, fotele i szafy, a do nich dochodzą i inne – jak na przykład krzesła do poczekalni, czy stolik kawowy i sofa do kącika kawowego dla kontrahentów. Wybór odpowiednich biurek i krzeseł jest jednak najważniejszy – spędza się bowiem przy nich wiele godzin, zatem muszą zapewniać wygodę użytkowania. Inaczej pracownik może się nabawić jakichś problemów – na przykład z kręgosłupem.

Istotny jest też wybór szaf i regałów, ponieważ to właśnie w nich trzyma się zwykle ważne dokumenty. Ich właściwe przechowywanie uzależnione jest od tego, jakie meble wybierzemy – czyńmy to więc z należytą starannością. Obecnie szefowie dokładają zwykle wszelkich starań, żeby zapewnić swoim pracownikom najlepszy standard pracy – wiedząc, że przełoży się to na ich dobre samopoczucie, a zatem i efektywność pracy oraz w efekcie lepsze wyniki całej firmy.

Jakie urządzenia do biura?

W każdym biurze – prócz mebli – muszą znaleźć się również odpowiednie urządzenia elektroniczne, które obecnie są niezbędne do prawidłowego wykonywania pracy. Chodzi tu oczywiście o komputery, ale również i telefony, drukarki, skanery i tak dalej. Można zresztą zdecydować się zamiast oddzielnej drukarki, skanera czy xero na urządzenie wielofunkcyjne, co pozwoli zaoszczędzić trochę miejsca (a z pewnością również i pieniędzy).

To jeszcze nie koniec – należy wyposażyć również inne pomieszczenia, jakie związane są z biurem, czyli oczywiście łazienkę i pomieszczenie socjalne. W tym ostatnim powinny się znaleźć między innymi: czajnik, ekspres do kawy, w większych biurach również mikrofalówka czy kuchenka, a także oczywiście stół i krzesła.

Jakie akcesoria do biura?

W biurze nie może zabraknąć również rzeczy, które ułatwiają pracę i z których korzysta się na co dzień, chociaż nikt nie przywiązuje do nich większej wagi – ale tylko do czasu, kiedy ich nie zabraknie, bo wówczas pojawia się problem. W żadnym biurze nie może więc zabraknąć między innymi papieru, długopisów, ołówków, dziurkaczy, zszywaczy, spinaczy do papieru, korektorów, samoprzylepnych kartek i notesów, na których można zapisywać ważne informacje.