Dzisiejsze kopiarki i drukarki wykonują wiele zadań związanych z zarządzaniem dokumentami, a zdecydowana większość firm decyduje się na dzierżawę tego sprzętu, zamiast od razu go kupować. Jednak nie musi to oznaczać, że dzierżawa zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Decyzję należy oprzeć na indywidualnych potrzebach i preferencjach. Oto krótki przegląd czynników, które należy wziąć pod uwagę przed zakupem lub dzierżawą nowej drukarki.

Zalety dzierżawy

To przede wszystkim niższe koszty początkowe: małe firmy często nie mają dużych środków finansowych, co sprawia, że dzierżawa (która rzadko wymaga przedpłaty) jest dla nich świetną opcją na rozpoczęcie działalności. Zaletą są też przewidywalne miesięczne płatności: Możesz jasno określić swój budżet, wiedząc dokładnie, ile zapłacisz każdego miesiąca. Przy dzierżawie nie zostaniesz ze sprzętem po tym, jak jego technologia stanie się przestarzała. Pod koniec okresu dzierżawy możesz przejść na nowszy model z lepszą technologią. To też możliwość odliczenia kwot rat od podatku. Dzierżawiony sprzęt biurowy jest traktowany jako koszt dzierżawy, a nie składnik aktywów, co pomaga zakwalifikować się do ulg podatkowych. Dzierżawa może być całkowicie odpisywana co miesiąc, podczas gdy bezpośredni zakup kserokopiarki musi być amortyzowany z upływem czasu. Konserwacja mająca na celu pokrycie zużycia sprzętu nie jest dodatkowym wydatkiem w przypadku dzierżawy. Koszty są wliczone w ryczałt.

Niedogodności z jakimi wiąże się dzierżawa

Co oczywiste w tym przypadku, musimy się liczyć z wyższym kosztem całkowitym. Pełen koszt dzierżawy będzie oparty na wybranym sprzęcie, historii kredytowej i długości dzierżawy. Dzięki dzierżawie możesz uniknąć początkowej ryczałtu, ale w dłuższej perspektywie zapłacisz więcej. Musisz przestrzegać warunków firmy, która oddaje ci sprzęt w dzierżawę. Jeśli chcesz zrezygnować z używania sprzętu lub potrzebujesz lepszego modelu, anulowanie umowy skutkuje wysoką karą. Jeśli dzierżawisz dane urządzenie, nie jesteś jego właścicielem, co oznacza, że nie możesz po prostu sprzedać sprzętu, kiedy tylko chcesz. Niestety w niektórych przypadkach wadą jest też ograniczona dostępność produktów. W przypadku dzierżawy sprzętu masz ograniczone możliwości, musisz wybierać spośród produktów oferowanych przez firmę oferującą dane urządzenia drukujące.

Kiedy wybrać dzierżawę

Weź pod uwagę, co jest najważniejsze dla twojej firmy, jeśli chodzi o drukowanie i kopiowanie. Powinieneś oprzeć swoją decyzję na swoich celach biznesowych i sposobie wykorzystania sprzętu, kiedy decydujesz, czy zakup kopiarki / drukarki jest właściwym wyborem dla twojej firmy. Jako właściciel, musisz mieć świadomość przy podejmowaniu jakiejkolwiek decyzji zakupowej, że celem jest uzasadnienie kosztu zakupu. W przypadku dzierżawy drukarki jest to zazwyczaj umowa długoterminowa (zwykle kilka lat), w ramach której co miesiąc płacisz określoną kwotę za korzystanie z drukarki biurowej. Zanim zdecydujesz się na dzierżawę drukarek o niskim nakładzie, dokonaj obliczeń, aby sprawdzić, czy będzie to dla ciebie opłacalne. Jeśli rzadko korzystasz z drukarki lub wystarczy jedna drukarka w biurze, to dzierżawa będzie zdecydowanie lepszym rozwiązaniem niż zakup drogiego sprzętu.