Odpowiednio dobrane artykuły biurowe to podstawa funkcjonowania każdego biura. Przybory biurowe nie tylko ułatwiają pracownikom ich codzienną pracę, ale nierzadko rozbudzają ich kreatywność oraz sprawiają, że człowiek szybciej przyswaja informacje. Z tego powodu sporządzanie notatek z pomocą zakreślaczy, karteczek oraz innych artykułów biurowych jest szczególnie polecane wszystkim tym, którzy zajmują się pracą w branży kreatywnej.

Artykuły biurowe podnoszą efektywność pracy

Badacze z Princeton University i z University of Kalifornia odkryli, że ręczne notowanie oraz zakreślanie kolorowymi zakreślaczami podnosi nasze zdolności intelektualne, sprzyja zapamiętywaniu najważniejszych kwestii poruszonych w tekstach oraz rozbudza naszą kreatywność. Naukowcy zbadali studentów, którzy w taki sposób przygotowywali swoje notatki i porównali otrzymane wyniki z tymi uzyskanymi przez kolegów, którzy notowali na laptopach. Okazało się, że to ta pierwsza grupa żaków zdobywała lepsze stopnie na egzaminach.

Nieprzypadkowo zatem to w działach kreatywnych najchętniej wykorzystywane są do pracy różnego rodzaju karteczki, kolorowe flamastry oraz długopisy do notowania. Grafik z ołówkiem i kartką? To także częsty widok. Osobom, które myślą obrazami, a nie słowami rozrysowywanie różnych kwestii w dużym stopniu ułatwia im pracę.

Także ci, którzy myśląc: „zwierzę”, widzą oczyma wyobraźni słowo: ”zwierzę”, a nie jego obrazkowy odpowiednik, bardzo pomocne okażą się różnego rodzaju kartki i narzędzia do pisania. Te artykuły biurowe ułatwią im tworzenie map myśli oraz map skojarzeniowych. Dzięki bezpośredniej interakcji z długopisem i kartką, człowiekowi jest dużo prościej myśleć i tworzyć nowe projekty, idee czy strategie. Tak już mamy w swojej naturze, że nasz mózg jest silniej pobudzony w sytuacji, gdy musimy coś zrobić manualnie czy też narysować niż, gdy po prostu coś wpisujemy na klawiaturze. Nie bez powodu twórcy smartfonów i tabletów dążą do tego, by móc notować na tych urządzeniach ręcznie.

Ręczne notowanie wymaga od nas tego, by słuchać aktywnie i z usłyszanych przez nas treści, wybierać tylko te najważniejsze informacje. Dzieje się tak dlatego, bo zasadniczo ręcznie piszemy znacznie wolniej niż na komputerze, więc selekcja informacji jest o wiele większa. Tym samym, jeśli chcemy notować wszystko to, co najważniejsze powinniśmy sporządzać nasze notatki ręcznie. Jeśli ten argument nas nie przekonuje, to może zrobi na nas wrażenie fakt, że laptopy po prostu nas rozpraszają. W 40% przypadków, gdy mamy przy sobie laptopa to zajmujemy się wszystkim innym, tylko nie notowaniem.

Oczywiście, jeśli wolimy notować na laptopie, róbmy to. Każdy z nas ma przecież własny sprawdzony sposób na tworzenie notatek.

Artykuły biurowe – wydatek czy inwestycja?

Pewnie wielu z nas zastanawia się w tym momencie, jak często warto kupować artykuły biurowe do szkoły czy biura. Zasadniczo wyróżnia się dwa podejścia. Jedno nakazuje nam kupować artykuły biurowe zawsze wraz z rozpoczęciem kolejnego roku szkolnego czy po prostu wraz z nowym sezonem w pracy, czy gdy rozpoczynamy nowy projekt. Drugie mówi wprost: nie musisz robić tego rok w rok, w przypadku niektórych materiałów biurowych wystarczy, że zakupu dokonasz raz na jakiś czas. Zdarzają się przecież takie przybory szkolne, które – ze względu na ich jakość – wystarczy kupować raz na kilka lat. Do grupy trwałych materiałów biurowych możemy zaliczyć pióro, piórnik oraz plecak. Dobrej jakości teczka czy segregator są również materiałami, które mogą posłużyć nam przez lata. Zastanówmy się, jak zatem dobrać artykuły biurowe, by mogły być użyteczne nam wiele lat?

Przede wszystkim stawiajmy na jakość, a dopiero potem na ilość. Czasem bardziej opłaca się kupić jeden porządny długopis czy droższe pióro niż dziesięć sztuk, które już po pierwszym upadku złamią się albo po prostu zepsują się podczas jednego z pierwszych użyć. Taki wybór to pieniądze wyrzucone w błoto. Cóż nam przyjdzie przecież z długopisu jednorazowego użytku. Z tego względu lepiej wybrać narzędzie do pisania, które posłuży nam znacznie dłużej niż tylko w trakcie jednorazowego pisania. Pióra i długopisy różnych renomowanych marek to dobre rozwiązanie dla wszystkich tych, którym zależy na tym, by narzędzie do pisania było w stanie przetrwać wiele czasu.

Organizacja pracy a dobór artykułów biurowych

Aby pracować tak, by odpowiednio wykorzystać każdą daną nam chwilę pracy, potrzebujemy odpowiednich narzędzi, które ułatwią nam wykonywanie naszych obowiązków. Często bowiem na nic zdadzą nam się chęci, gdy nie mamy potrzebnych sprzętów.

Artykuły biurowe, które po prostu muszą być w każdym biurze to przede wszystkim długopis i papier, na którym możemy notować najważniejsze rzeczy. Równie przydatne okazują się być nożyczki, które pozwolą nam na wycięcie ważnych materiałów, a – w wielu przypadkach – będą po prostu elementem wyposażenia biura, które pozwoli zaoszczędzić nam papier. W sytuacji, gdy na przykład wykorzystamy kawałek kartki, nie zapisaną powierzchnię możemy odciąć i potem pisać na tym skrawku papieru. Brzmi banalnie? Ale to właśnie na takich prostych rzeczach możemy zaoszczędzić najwięcej czasu i energii, które możemy potem spożytkować podczas naszej codziennej pracy.

Ponadto, jeśli pracujesz z dużą ilością dokumentów, wiesz, że aby móc wśród nich funkcjonować, powinny być one poukładane w odpowiedni sposób. Tym samym, zanim weźmiesz się za wykonywanie swoich obowiązków przede wszystkim pamiętaj o tym, by wszystkie dokumenty były posortowane. Taka segregacja sprawi, że będziesz nie tylko pracować efektywniej, ale również będziesz spokojny o to, że wszystkie dokumenty są na swoim miejscu. Poczucie bezpieczeństwa o dobrze wykonane obowiązki jest jednym z czynników, który pozytywnie pobudzi nas do pracy.

​

Jak posegregować dokumenty?

Porządek musi być – wiele prawdy jest w tym stwierdzeniu, zwłaszcza, jeśli chodzi o pracę z dokumentami. Jeśli jeszcze nie wiemy, jak zorganizować sobie pracę to nie martwmy się. Mamy kilka opcji do wyboru. Po pierwsze, możemy zaopatrzyć się we wszelkiego rodzaju teczki i segregatory, do których będziemy wkładać wszystkie dokumenty i papiery. To tam będziemy wkładać dokumenty, które nie są już nam w tej chwili potrzebne, a nie chcemy, by te zawadzały nam i przeszkadzały w codziennej pracy. Archiwizując dokumenty, sprawiamy tym samym, że pozbywamy się materiałów, które wciąż powinny funkcjonować w świadomości firmy – nie można ich tak po prostu wrzucić do niszczarki, a z drugiej strony nie przeszkadzają nam one, gdy pracujemy z innymi dokumentami. Te natomiast, które jeszcze się przydadzą, możemy po prostu włożyć do specjalnie przygotowanych organizerów na biurko, na przykład plastikowych szuflad. To wszystko sprawi, że praca z dokumentami będzie łatwiejsza, a przede wszystkim bardziej uporządkowana.

Pamiętajmy jednak, że samo powkładanie materiałów w teczki nic nie da, gdy te nie będą odpowiednio podpisane. Możemy je podpisać po prostu markerami albo ponaklejać na nie odpowiednie karteczki z podpisami albo oznaczyć kolorami. Wszystko zależy od naszych indywidualnych preferencji i upodobań. Zanim włożymy materiały w teczki, koszulki i skoroszyty możemy je wcześniej pozszywać. To sprawi, że dokumenty zyskają na spójności. Nie będziemy musieli już ich wyciągać kartka po kartce. Wystarczy bowiem jeden ruch.

Te proste wskazówki mogą znacznie ułatwić nam wykonywanie codziennych obowiązków. Pamiętajmy jednak, że to, czy nasza praca będzie efektywna, czy też nie, w dużej mierze zależy od nas i od naszych chęci. To przecież my ponosimy odpowiedzialność za to, jak pracujemy. Nawet najlepszy organizer, teczka czy super wydajny długopis, bez naszego zaangażowania nie sprawi nagle, że będziemy nasze obowiązki wykonywać lepiej. Magiczna recepta nie istnieje. Nic nie zastąpi naszych chęci do pracy i umiejętności. Pamiętajmy o tym, gdy będziemy się zastanawiać, jak usprawnić swoją codzienną pracę.