28 listopada 2016 Udostępnij

Przestrzenie open space a kryzys prywatności

Z założenia miały zwiększać wydajność naszej pracy i ułatwiać komunikowanie. Open space za cenę ograniczenia prywatności, miał dać firmom lepsze wyniki pracy. 

Czy w open space jest miejsce na prywatność? Jak sami możemy ją chronić w takim miejscu?

W pułapce open space

Jesteśmy otwarci, towarzyscy i uwielbiamy pracować w grupie – w czasach, gdy tego wymaga się od pracowników, open space stają się coraz modniejsze. Czy aby na pewno przynoszą osobom zatrudnionym same korzyści i są świetnym miejscem nie tylko do pracy, ale również do nawiązywania nowych znajomości?

Z opublikowanego raportu „Ujarzmij Open Space 2015”, a także badań Uniwersytetu w Sydney wynika, że niekoniecznie. Coraz częściej słyszy się krytyczne głosy pracowników na temat przestrzeni typu open space. Wiele osób skarży się na to, że nie jest w stanie pracować w tego typu miejscach. Przeszkody, które wskazują pracownicy to przede wszystkim brak prywatności i brak możliwości skupienia się na własnych zadaniach.

Badanie naukowców z Sydney ujawniło, że aż 60% pracowników czuje się sfrustrowana faktem, że nie mają własnej prywatności, a 20% nie może skupić się na pracy, ponieważ jest skazana na słuchanie rozmów telefonicznych współpracowników.

Open space to przestrzeń, gdzie w założeniu mamy ze sobą współpracować i kontaktować się ze sobą twarzą w twarz. Tymczasem według raportu „Ujarzmij Open Space 2015” – 46% wszystkich rozmów pomiędzy pracownikami znajdującymi się na dużej otwartej przestrzeni odbywa się za pośrednictwem e-maili i telefonu.

Oczywiście, można to tłumaczyć faktem, że gdy pracujemy nie mamy czasu na podchodzenie do każdego pracownika, by omówić dany pomysł czy projekt, oraz, że poprzez e-maile i telefony tworzymy swego rodzaju dokumentację pracy. Ta zaś jest konieczna, gdy chcemy na przykład udowodnić, że pomysł, który przypisał sobie kolega naprawdę zrodził się nie w jego, a w naszej głowie. W ten sposób idea przestrzeni open space, gdzie wszyscy rozmawiają ze sobą bezpośrednio, upada.

Przestrzenie typu open space mają także wiele plusów. Jednym z największych jest ograniczenie kosztów utrzymania, ogrzania i wynajęcia do nawet 20%.

Komunikacja społeczna

Prywatność w open space

Przestrzenie open space jakie są, każdy widzi. Lepiej jednak, żeby każdy nie widział, co konkretnie mamy na ekranie naszego monitora. O to, by ktoś w miejscu, jakim jest open space zobaczył, co robimy, bardzo łatwo.

Dlatego, gdy na przykład na monitorze znajdują się ważne informacje i zależy nam na tym, by nikt niepowołany nie podpatrzył, co tam się znajduje, załóżmy na ekranie filtr prywatyzujący. Dzięki tej nakładce podpatrujący z boku czarno to widzi, a my mamy zapewniony komfort pracy.

Gdy chcemy zadbać o bezpieczeństwo naszej pracy powinniśmy również zadbać o to, by archiwizacja dokumentów przebiegała sprawnie. To oznacza, że różne dokumenty powinniśmy trzymać w teczkach i pudełkach archiwizacyjnych.

Oczywiście, gdy przeszkadzają nam rozmowy współpracowników, możemy po prostu założyć słuchawki na uszy albo stopery do uszu. Jednak nie w każdej firmie osoba decyzyjna pozwala nam na taki komfort. Zwykle musimy jednak znosić wszystkie hałasy i zachować skupienie.

Jeśli czujemy się obco w przestrzeni typu open-space, warto zastanowić się, w jaki sposób oswoić przestrzeń, którą mamy do dyspozycji. Nawet dysponując małym biurkiem, możemy go urządzić według własnego pomysłu. Ciekawym rozwiązaniem jest zgromadzenie przedmiotów, które oddadzą nasz charakter.

Samodzielnie wybrany segregator czy zszywacz da nam wiele radości i sprawi, że będziemy czuli się bardziej swojsko. Ramka ze zdjęciem ukochanej osoby również bardziej udomowi biuro.

Wystarczy tak niewiele. Zwyczajny długopis czy samodzielnie wybrany dziurkacz mogą sprawić, że pracownik będzie czuł się ważny i potrzebny. Tak naprawdę, często poziom efektywności pracownika zależy od tego, jaki stosunek do pracownika ma jego pracodawca.  Umieszczając go w open space i ograniczając jego prywatność do minimum, powinien pozwolić mu na to, by sam mógł urządzić sobie biurko według własnego pomysłu.

Redakcja wyposaz-biuro.pl