23 grudnia 2016 Udostępnij

Czy materiały biurowe przestaną istnieć?

Statystyki są nieubłagane. Od wielu lat obserwujemy postępujący proces cyfryzacji. Wszystko, co do tej pory było zapisywane na papierze, obecnie jest również uwieczniane na elektronicznych nośnikach informacji. Ze względu na ochronę środowiska oraz oszczędności w firmie związane z drukowaniem, wiele materiałów dziś nie jest w ogóle drukowanych. W wielu przypadkach wystarczy nam, że je po prostu odczytamy z naszego laptopa czy tabletu. Niejednokrotnie tak jest po prostu wygodniej.

Dynamicznie zapoczątkowany proces cyfryzacji, który obejmuje już niemal każdą gałąź gospodarki oraz nieustannie wpływa na sposób wykonywania wielu prac, czyniąc je łatwiejszymi nie mógł ominąć również biur. Taki rodzaj pracy wymaga od nas przecież nieustannego korzystania z komputera oraz pracy z dokumentami, a co się z tym wiąże wymaga od nas różnych sposobów przechowywania informacji.

Jeśli proces cyfryzacji będzie nadal trwał, elektroniczne nośniki informacji wyprą te papierowe. Idąc dalej tym tropem, czy całkowita rezygnacja z drukowania jest możliwa i czy to oznacza całkowite odejście od notowania oraz drukowania na papierze i zrezygnowanie całkowicie z używania materiałów biurowych.

Czy ludzie zrezygnują z papierowych nośników danych na rzecz elektronicznych? Czy w przyszłości w codziennej pracy biurowej, będziemy stosować jedynie elektroniczne metody pracy? Czy elektroniczne zapisywanie informacji wyprze tradycyjne sposoby notowania, uderzając najbardziej w te sektory gospodarki, w których ludzie sprzedają materiały biurowe? Odpowiedź na te wszystkie pytania jest niejednoznaczna. Rysuje się wielki znak zapytania.

W obecnym stanie prawnym całkowicie na pewno nie. Istnieje bowiem szereg dokumentów, które muszą być przechowywane w formie papierowej. Dlatego, mimo najszczerszych chęci wyeliminowania drukowania z życia biura, nie jest to po prostu możliwe. Ogranicza nas prawo. Z drugiej jednak strony zabezpieczenie w postaci wydrukowanego dokumentu dobrej jakości tuszem jest czymś, co może wybawić nas z wielu kłopotów. Oznacza to, że materiały biurowe będą nadal w obiegu firmy. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy prowadzą sklep z artykułami biurowymi. Nie dosięgnie ich proces cyfryzacji w takim stopniu, jak na przykład wydawców gazet. Liczba papierowych wydań nieustannie spada, ponieważ ludzie coraz chętniej korzystają z internetowych mediów.

Czy elektroniczne media wyprą gazety drukowane?

Rozwój social media, internetowych biznesów oraz postępująca digitalizacja treści. Już dziś widzimy skutki rewolucji cyfrowej zapoczątkowanej kilka dziesięcioleci temu. Czy rozwój sieci WWW oraz nieograniczony dostęp do informacji jest zagrożeniem dla tradycyjnych mediów?

Każdy ma na ten temat własne zdanie, bo przecież fakt, że książki możemy czytać za pomocą e-czytników w wersji elektronicznej wcale nie oznacza, że papierowe książki nie mają racji bytu. Więcej, dla niektórych osób to właśnie obcowanie z papierem sprawia, że czytanie jest przyjemne. Podobnie będzie w przypadku gazet. Jeszcze przynajmniej przez kilka lat będą one drukowane na papierze.

Firmy, które dostarczają materiały biurowe takie jak papier ksero czy urządzenia drukujące na razie nie odnotowały spadków sprzedaży, a to oznacza, że zmiany nie są aż tak drastyczne. Jeśli więc zarówno w mediach, jak i w biurach papier jest nadal używany, to czy zmiany technologiczne, z którymi mamy obecnie do czynienia, są tak istotne?

Oczywiście, w pewnym stopniu na pewno, ale wnioski pokazują, że możliwość digitalizacji treści traktujemy znacznie częściej jako jeszcze jedną formę przechowywania danych czy wygodniejszą opcję ich odczytywania, a nie jak jedyne słuszne i właściwe rozwiązanie.

media elektroniczne, a drukowane

Materiały biurowe przetrwają

Każdy, kto choć raz w życiu pracował na stanowisku komputerowym wie, jak ważne są materiały biurowe. To właśnie dzięki różnego rodzaju przyborom biurowym jesteśmy w stanie na co dzień sprawnie funkcjonować. Począwszy od drukowania ważnych dokumentów, aż po notowanie luźnych skojarzeń związanych z naszym projektem, wykorzystujemy materiały biurowe w naszej codziennej pracy. To wielkie ułatwienie dla pracowników. Wiedzą o tym pracodawcy, którzy dostarczają im na co dzień dużą liczbę długopisów, zszywaczy, zszywek oraz różnego rodzaju zakreślaczy.

Te materiały w założeniu mają sprawiać, że praca będzie szybsza, a przede wszystkim bardziej wydajna. Oczywiście, w wielu przypadkach pracodawca daje wybór pracownikowi, umożliwiając mu pracę i tworzenie projektów zarówno na zaawansowanych urządzeniach, jak również udostępniając mu tablice suchościeralne, planery oraz inne materiały biurowe, dzięki którym pracownik będzie w stanie zaplanować wszystkie zadania, jakie ma do wykonania.

Tym samym w wielu firmach mamy możliwość notowania na różne sposoby. Wolność wyboru staje się dla pracownika inspirująca, co przekłada się na wzrost motywacji u niego. Jeśli jednak nie ma możliwości udostępnienia pracownikowi zarówno dobrej jakości materiałów biurowych, jak i nowoczesnych urządzeń, wybór pracownika staje się ograniczony do tego, co zaoferuje mu pracodawca. Zanim jednak pracodawca postawi pracownika przed faktem dokonanym, powinien poznać jego preferencje i dowiedzieć się, z jakim sprzętem pracuje mu się najwygodniej.

Dlatego, jeśli chcemy, by praca osób zatrudnionych albo po prostu nasza praca była bardziej wydajna, wybierajmy to, co jest dla nas najwygodniejsze. Koszty poniesione przez firmę na zakup materiałów biurowych czy nawet urządzeń potrzebnych do pracy są często wielokrotnie niższe niż to, co zyskamy dzięki pracy na sprzęcie czy z wykorzystaniem artykułów, które odpowiadają najbardziej nam albo naszym pracownikom. Zastanówmy się, co jest dla nas bardziej opłacalne – jednorazowa inwestycja w solidne materiały biurowe czy półśrodki w postaci niewygodnych urządzeń czy złej jakości artykułów.

Materiały biurowe a sukces firmy

Mówi się, że nic nie podnosi tak efektywności pracowników jak ich przywiązanie do firmy. Dlatego wiele organizacji dba przede wszystkim o to, by wychować sobie pracownika. Ma być lojalny i zaangażowany. W wielu przypadkach jego zaufanie można zdobyć, dbając o przyjazne relacje z nim. Jeśli zatrudniony będzie czuł, że jest częścią wielkiego procesu, wniesie wiele pozytywnego do firmy. Jeśli natomiast zauważy, że jego szczęście nie jest ważne i jest wykorzystywany, jego efektywność spadnie, w konsekwencji zostanie zwolniony albo sam odejdzie. Oczywiście, ten negatywny wariant nie musi się zdarzyć.

Wiele firm w obawie przed utratą pracowników i spadkiem ich efektywności, kładzie tak duży nacisk na budowanie pozytywnych relacji, że korzysta z usług profesjonalistów, którzy pomagają w tworzeniu dobrych skojarzeń u pracowników. Doradzają oni pracodawcy, w jaki sposób powinien się zachować, by było to korzystne z punktu widzenia firmy.

Profesjonalni trenerzy oraz specjaliści od psychologii biznesu wskazują wprost, że partnerskie relacje w firmie nie polegają na tym, że teoretycznie każdy z pracowników jest równy, bo na przykład nosi ten sam strój pracowniczy i mówi na „ty” współpracownikom, ale na dostępie pracowników do wspólnego podejmowania decyzji.

Oczywiście, nie każdy z pracowników może mieć wpływ na to, jak będzie wyglądał roczny budżet firmy, ale w zdecydowanej większości przypadków może decydować o swoim miejscu i swoim wkładzie w funkcjonowanie firmy. Z tego względu wielu pracodawców umożliwia pracownikom samodzielny dobór wszystkich potrzebnych rzeczy do pracy. Materiały biurowe, które osoba zatrudniona może samodzielnie wybrać są realną oznaką, że pracodawcy zależy na wygodzie pracy pracownika, co będzie wskazywało, że jest on ważną osobą dla swojego pracodawcy. Materiały biurowe kosztują niewiele, a zaufanie pracownika jest warte o wiele więcej niż długopis czy kartka papieru. Dlatego warto pozostawić swobodę wyboru tego typu materiałów.

 

Redakcja wyposaz-biuro.pl