Kawa z mlekiem to nie tylko popularny napój w biurze, ale równie rozpowszechniony kolor ścian w tym miejscu pracy, zwłaszcza tam, gdzie pracodawcy są przywiązani do tradycji. W erze open spac’ów, przestrzeni coworkingowych i wnętrz kreatywnych coraz częściej wracamy do korzeni. Tradycyjne biuro jest miejscem, gdzie na nowo możemy spotkać się na kawie z mlekiem.

Po staremu, czyli jakie artykuły biurowe znajdziemy na tradycyjnym biurku

Gdy słyszymy hasło: tradycyjne biuro, często oczyma wyobraźni widzimy skórzane fotele, duże rozkloszowane lampy oraz klipsy biurowe.

Eleganckie pióro w towarzystwie notesu, w którym zapisaliśmy najważniejsze adresy i numery telefonów. Obok tusz do pieczątek i zszywki. Przed nami pojemnik na dokumenty, segregator Durable, karteczki samoprzylepne i obowiązkowe kolorowe zakreślacze.

To wizja idealnego biura?

Jeśli dla kogoś podążanie za trendami nie jest ciekawym zajęciem, a dużo lepiej czuje się wśród sprawdzonych przyborów, to z pewnością tak.

Co jeszcze umieścilibyśmy w naszym tradycyjnym biurze?

Kalka ołówkowa – ten artykuł, choć kojarzy się już z minioną epoką, jest bardzo przydatnym materiałem w biurze. Bez niego mało który projekt ma szanse powodzenia, jeśli tworzymy na przykład nowe ilustracje czy grafiki. Kalka techniczna już od wielu lat doskonale sprawdza się nie tylko na biurku plastyka, ale i w rękach architekta, inżyniera czy grafika.

Tradycyjne biuro nie istniałoby bez aromatycznej kawy i oczywiście zwyczajnej wody, które mogłyby nas orzeźwić nie tylko podczas upałów, ale również w trakcie tworzenia ważnego projektu.

Powrót do przeszłości, czyli archiwizowanie dokumentów

Jeśli pracujesz w biurze, to dobrze wiesz, że pewnego dnia trzeba odpowiedzieć sobie na z pozoru proste pytanie: jak archiwizować dokumenty?

Pod nim kryje się jednak coś więcej niż początkowo można by sądzić. Aby poprawnie zarchiwizować dokumenty należy przede wszystkim przyjąć pewien plan działania.

Odpowiednie i bezproblemowe zarządzanie dokumentami wymaga od nas nie tylko rzetelności, ale również pewnego poziomu wiedzy. Zanim przygotujemy pojemniki do segregacji, powinniśmy zastanowić się nad tym, do jakiej kategorii zaliczymy nasze dokumenty.

Z prawnego punktu widzenia należy wyróżnić dwie kategorie dokumentacji: A i B. Do tej pierwszej zaliczamy wszystkie materiały, które musimy przechowywać wieczyście. Z uwagi na bezpieczeństwo i, by nie uległy one zniszczeniu, umieszcza się je w jednostkach wskazanych przez archiwum państwowe.

Druga kategoria – B, dzieli się na trzy podkategorie. Najważniejsza z nich to BE, do przy której znajduje się liczba wskazująca na to, po jakim okresie należy wszystkie materiały poddać ekspertyzie. Naukowcy z archiwum państwowego ustalą, czy dokumenty zmienią status i zostaną uznane za archiwalia, a więc za dokumenty z kategorii A.

Prawo wskazuje, że najmniejsze znaczenie mają dokumenty zaliczane do grupy BC. Po ich wykorzystaniu możemy je zniszczyć lub przekazać na makulaturę.

Ostatnią grupą są dokumenty B z dodatkiem cyfr: 5, 10 lub 25, które wskazują na liczbę lat, ile należy je przechowywać. Najdłużej z tej grupy należy przechowywać dokumentację pracowniczą - to jest listy płac i inne dowody, na podstawie których uzyskujemy świadczenia emerytalne – bo aż 50 lat. Ewidencje, rejestry czy dowody księgowe można zniszczyć po 5 latach.

Gdy już przyporządkujemy dokumenty do odpowiedniej grupy w ruch idą duże pudełka kartonowe, do których będziemy składować wszystkie dawne dokumenty. Następnie warto przygotować odpowiednie mniejsze pojemniki, takie jak segregatory biurowe czy skoroszyty. Dobrze dobrany segregator będzie gwarancją tego, że nasze dokumenty przetrwają wiele lat w niezmienionym stanie.

Warto również pamiętać o tym, by teczki, w których będziemy gromadzić nasze papiery, były dobrej jakości. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że w przypadku zalania czy innego mechanicznego uszkodzenia, nasze dokumenty nie ulegną zniszczeniu. Jest to ważne, zwłaszcza wtedy, gdy w teczce znajdują się faktury czy dokumenty pracownicze. Warto dla pewności włożyć je w koszulki.

Warto również skorzystać z oprogramowania do archiwizacji, by dokumenty mieć nie tylko w wersji papierowej, ale także i elektronicznej.

Tradycja i nowoczesność – te dwa, pozornie sprzeczne ze sobą słowa, tworzą nam zupełnie inne, unikalne połączenie.