9 stycznia 2017 Udostępnij

Biurowy porządek dzięki marce Esselte

Zalegające na biurkach sterty dokumentów należą do stałego elementu krajobrazu w biurach i urzędach. Rzecz w tym, że w wielu przypadkach nagromadzeniu wszelkiego rodzaju papierów towarzyszy chaos, który z całą pewnością nie jest sprzymierzeńcem pracownika biurowego. Jak zatem wprowadzić niezbędny ład i porządek do dokumentacji? To naprawdę łatwe z koszulkami i segregatorami Esselte

Biurko nie jest wyłącznie prostym meblem, który stanowi element wyposażenia miejsca pracy. Należy podchodzić do niego w kategoriach obszaru stanowiącego centrum wszystkich działań. Każdy urzędnik i pracownik biurowy spędza większą część dnia przy swoim biurku, a udowodniono, że organizacja materiałów biurowych na blacie roboczym jest jednym z podstawowych czynników, które mają wpływ na efektywność pracy. Nieład sprzyja obniżeniu wydajności i uczuciu zmęczenia, co wydaje się całkiem logiczne – konieczność szukania wszystkich niezbędnych danych działa niczym „pożeracz” czasu, który przy okazji wpływa na wzrost poziomu irytacji. Zbędna dokumentacja wpływa też rozpraszająco, a to dlatego, że najczęściej odrywa nas od aktualnie wykonywanych zadań. W rezultacie tracimy masę cennej energii, co skutkuje wyraźnym wzrostem zmęczenia już po kilku godzinach pracy. Tymczasem uporządkowane biurko pozwala na zaoszczędzenie czasu, skutkuje wzrostem wydajności i w rezultacie – szybszym wykonaniem powierzonych obowiązków. 

Uporządkowanie dokumentów biurowych – zasady podstawowe

Pierwsza i podstawowa zasada biurowego porządku głosi, że na biurku powinny znajdować się wyłącznie te dokumenty, z którymi aktualnie pracujemy. Porządki warto zatem zacząć od gruntownej i skrupulatnej inwentaryzacji materiałów zgromadzonych na blacie. Najprawdopodobniej okaże się, że wiele spośród wszystkich nagromadzonych materiałów już dawno temu powinno trafić do niszczarki. Całą resztę (która nie jest nam niezbędna do aktualnie realizowanego zadania) należy odłożyć na właściwe miejsce, przy czym warto zaznaczyć, że wyrażenie „odłożyć na miejsce” nie jest równoznaczne z „rzucić do szafki”. 

segregacja dokumentów

Dokumenty są uporządkowane tylko wtedy, gdy:

• natychmiast możesz odszukać wszystkie niezbędne dane,
• możesz w łatwy sposób dodawać do zbioru kolejne elementy bez konieczności reorganizowania ustalonego porządku,
• segregacja przewiduje podział na logiczne kategorie,
• natychmiast możesz je odłożyć na właściwe miejsce,
• system archiwizacji pozostaje jasny i przejrzysty także dla innych osób, które być może będą musiały pracować z dokumentami pod Twoją nieobecność. 

Kategoryzacja dokumentacji zawsze pozostaje kwestią indywidualną, wynikającą przede wszystkim z rodzaju wykonywanej pracy. Niezmienne pozostają natomiast akcesoria, które pozwalają utrzymać ład w dokumentacji oraz porządek na biurku. Teczki, foldery, segregatory oraz koszulki na dokumenty to niezbędne narzędzia, które pozwalają w znaczący sposób zwiększyć efektywność, a co za tym idzie – także wydajność pracy. Warto także pamiętać o zasadzie nie gromadzenia zbędnych papierów na biurku, jednak nawet te dokumenty, z którymi aktualnie pracujemy, nie powinny być swobodnie rozrzucone po całym blacie. Klika kuwet segregacyjnych całkowicie rozwiąże problem biurowego nieładu. 

koszulki esselte

Wszystkie materiały, które są zgromadzone na półkach lub w szafkach, powinny być jasno i czytelnie oznaczone co do stopnia ważności. W tym celu warto wykorzystać kolorowe koszulki na dokumenty. To zdecydowanie ułatwi poruszanie się w gąszczu nagromadzonych danych. Dla zachowania porządku ważny jest też łatwy i bezproblemowy dostęp do dokumentacji. Nadmierna ilość segregatorów i folderów tylko spotęguje chaos. Im więcej papierów zmieści się w jednym miejscu, tym lepiej. 

Rozmiary i rodzaje koszulek Esselte

W archiwizacji biurowej liczą się przede wszystkim przemyślane rozwiązania, a takie dostarcza firma Esselte. Szeroka oferta produktowa z zakresu koszulek na dokumenty sprawia, że mało ekscytujące porządki staną się bardzo przyjemnym zajęciem, co bezpośrednio przełoży się na sprawny przebieg późniejszej pracy.

Oferta znanej marki obejmuje koszulki w formatach A4, A5 oraz A3, dzięki czemu możliwe jest efektywne archiwizowanie wszystkich dokumentów biurowych. Dla osób, które w jednej koszulce chcą zgromadzić cały plik dokumentacji, dedykowane są produkty z serii Maxi. 

Segregatory esselte

Marka Esselte to także masa przemyślanych rozwiązań. Łatwy dostęp do dokumentów zapewnią koszulki z klapką. Bardzo często zdarza się, że dokumentacja towarzyszy nam także podczas podróży służbowych. W takich warunkach doskonale sprawdzą się praktyczne i bezpieczne koszulki z suwakiem. Segregatory nie gromadzą jednak wyłącznie dokumentów, ale także katalogi, foldery i wizytówki. Dedykowane do tego celu rozwiązania z całą pewnością ułatwią zachowanie porządku. Z kolei dla osób, które do archiwizacji lubią wprowadzać elementy oznaczane różnymi barwami, dedykowane są krystaliczne koszulki kolorowe.

Segregatory Esselte, dzięki którym pomieścisz więcej

Segregator jest podstawowym elementem wykorzystywanym w archiwizacji dokumentów. Jako nośnik powinien bez problemu mieścić całą niezbędną dokumentację, wykazując przy tym odporność na trudy intensywnej eksploatacji biurowej. Marka Esselte wprowadziła na rynek produkty dostosowane do przechowywania koszulek typu Maxi, dzięki czemu w jednym segregatorze można zmieścić większą ilość dokumentów bez nieestetycznego efektu rozepchania. O ponadprzeciętną siłę docisku dba skuteczny i wytrzymały mechanizm No.1.

Redakcja wyposaz-biuro.pl